2014 - Head Coord - Jessica Karels

Applicant Name:
Jessica Karels
Applicant Email:
jessica.karels@gmail.com
Home Chronicle:

Introduction and Background:

Greetings everyone! My name is Jessica Karels and I am running for Head Coordinator for 2014. In this application you will learn more about my experience (within the OWBN community and from outside of our organization) as well as my platform for the coming year. 

For those who would like a high level summary of my application to be used during chronicle-wide discussions of the Head Coordinator election, I have created a one page handout that is available at: https://docs.google.com/document/d/1HOrarC9kC16l69VQse3NfK-Wjjm4PL3HKm2Y...

In addition, I have set up two Google Hangouts On Air to share my platform and to answer questions:

I understand that some of you may have questions, but may not feel comfortable having them answered in a public format. Feel free to reach me by email at jessica.karels@gmail.com. 

Before moving on from here, I'd like to share two of my favorite motivational quotes - ones that I have kept to heart through my various endeavors. I feel that it's applicable to the improvements that most of us hope for within our LARP community:

"If you want something you've never had, then you've got to do something you've never done."
- Not sure who the source is... the Internet says it's Thomas Jefferson... but the Internet lies a lot ;)

"We live to make the impossible possible. That is our Focus!"
- Lightning, Final Fantasy XIII 

Introduction and Background (Portuguese):

Saudações a todos! Meu nome é Jessica Karels e estou concorrendo a Head Coordinator para 2014. Nesta aplicação você saberá mais sobre minha experiência (dentro da comunidade do OWBN e fora de nossa organização), assim como da minha plataforma para o próximo ano.

Para aqueles que gostariam de um bom resumo da minha aplicação para ser usada durante as discussões, em nível de crônica, sobre a eleição de Head Coordinator, criei um documento de uma folha, disponível em:
https://docs.google.com/document/d/1QPG5tQKlg64ncp3PGXblAQYv1qR5KfbooXhn...

Por ultimo, eu organizei dois Google Hangouts Ao Vivo para compartilhar a minha plataforma e responder questões:
Terça-Feira, 11 de fevereiro, às  8:30pm Eastern / 7:30pm Central / 6:30pm Mountain / 5:30pm Pacific - https://plus.google.com/events/cv4unt912nsi0tlj6kmbh9226j4
Quinta-Feira, 13 de fevereiro, às 9pm Eastern / 8pm Central / 7pm Mountain / 6pm Pacific - https://plus.google.com/events/c9egu9sjtsithvm641bjg821uqo

Entendo que alguns de nossos participantes podem ter algumas questões, mas podem não se sentir confortáveis tendo estas respondidas em formato público. Sintam-se livres para falar comigo através de email ou gchat em jessica.karels@gmail.com.

Antes de mudar de assunto, gostaria de compartilhar duas das minhas citações motivacionais favoritas - dois que mantenho em mente durante minhas diversas empreitadas. Acho que se aplica às melhorias que a maioria de nós espera para nossa comunidade de LARP:

"Se você quiser algo que você nunca teve, então você deve fazer algo que nunca fez"
- Não tenho certeza qual a fonte... mas a internet diz que é de Thomas Jefferson... mas a internet mente demais ;)

"Nós vivemos para tornar o impossível possível. Este é nosso foco!"
- Lightning, Final Fantasy XIII

Administrative Experience:

The TL;DR version - I have experience with organizational team building, management, listening to and acting on the feedback of those who I serve, creating a vision for a project and implementing it, and partnering with other departments/organizations in order to achieve my goals.

Full version -

Within OWBN:
I have been an active participant within One World By Night since 2000. Over the past 14 years, I have taken on many different roles within the community.

Former Storyteller - Thicker than Blood
(Then-Giovanni / now Sabbat game: Minneapolis, MN)

Former Storyteller & Council Member - Obsidian Towers
(Camarilla/Mixed genre game: St. Paul, MN)

Admissions Coordinator (2005-2009)
I was Admissions Coord during our “boom” period within One World By Night, which included the dissolution of Brazil By Night and the assimilation of its chronicles into our organization.

Subcoordinator, Web Team (Early 2011 - Present)
I am the development lead (and one of the main coders) for the One World By Night website. I helped develop and implement two full website upgrades: one in July, 2011 and one in September, 2013. With the latest upgrade, I focused on streamlining various processes within the org so that storytellers and coordinators could spend less time on data entry/management and more time on the myriad of other tasks that they must focus on. Code geekery is a leisure activity for me, and I enjoy being a part of the web team and helping to find ways to further build our website in order to make the jobs of Coordinators, Storytellers, and Council Members a lot easier.

Marketing Coordinator (November 2013 - Present)
I stepped in as Marketing Coordinator mid/late November and hit the ground running. I had three goals in mind from a HR standpoint:

  • To create a team that was diverse in background (experience with the org, chronicles/genres played, an social circles/sub-communities represented)
  • To develop a team that focused on empowering each member to take the initiative on what they were passionate about rather than on expertise, where the “skill” aspect could be taught through evaluation and mentorship
  • To nurture leaders within that team who could step forward as potential successors.

My team has accomplished a LOT in the 2 ½ months. During this time we:

  • Continued to promote upcoming event games - this has included website banners as well as printed material that was available at Midwinter Gaming Convention
  • Proactively engaged disenfranchised members of the One World By Night community in order to understand and address their concerns and guide them on providing feedback in a constructive manner.
  • Further built trust between OWBN participants and our Coordinators by creating open lines of communication (initiating discussions on Facebook groups, Coordinator AMA sessions, Anarch genre survey, etc.)
  • Surveyed the storytellers of One World By Night to gain a better understanding of player recruitment / retention patterns and learn what each game needed with regards to marketing support.
  • Developed a new player mentorship / new character connection program in order to player connectivity within our organization.
  • Started the development of a new player packet that not only educates new participants about One World By Night, but also provides character creation and roleplaying tips across multiple genres (Camarilla, Sabbat, and Garou)
  • Set an example for collaborative discourse about community issues through a vblog debate regarding whether or not we need to establish an OWBN-wide code of conduct:  http://www.youtube.com/watch?v=H4JwBZCo4U8

Again, these accomplishments were a team effort, and I am thankful of the time, effort, insight, and passion that each of my Subcoords has brought to the table.

My desire to become Marketing Coordinator last fall was due to wanting to support our community through a crisis moment. I also saw the role as a way to start bringing about positive change within One World By Night by giving players a voice and looking at ways to improve our organization.

Outside of OWBN (volunteer-based):
For the past three years I have served as a Sub-Head (similar to a Sub-Coordinator) for the Volunteer Department at CONvergence, a 100% volunteer-run, science-fiction based geek convention that happens during the 4th of July weekend in Bloomington, MN. In addition to providing feedback and support to our convention’s volunteer recruitment and recognition team, I am in charge of the food and accommodations of our Volunteer Den - a break room and incentive for the volunteers of our convention.  What started as a pet project (two crock pots and managing the room myself) has ballooned into a major undertaking (mini-kitchen plus over two dozen volunteer staff). In the process I’ve had to learn a LOT when it comes to project and volunteer management. In addition, this role has given me some insight on how to navigate through a community organization where personal connections are often intertwined with professional ones, and how established decision-making processes and open communication are vital in these types of environments.  Some of the tasks that I focus on include:

  • Building a recurring volunteer force and seeking out new volunteer staff months in advance
  • Partnering with other departments be able to better support their own volunteers
  • Working with the convention’s marketing and publications team to advertise the Den to our convention’s membership (in order to encourage more people to volunteer).
  • Developing a flexible action plan for my team, which includes contingencies for a variety of situations

 

Outside of OWBN (career):
I work as part of an insurance wholesaling team for a company that focuses on personal financial planning. My department’s clients are financial advisors who are franchisees of our company who are focused on serving the needs of their own clients as well as running a business. My team is responsible for helping them meet the needs of their clients while trying to achieve overall sales production goals.  In this role I wear many hats - in addition to being a coach and subject matter expert, I also serve as a liaison to other departments within our business, and at times will go to bat for the advisors that I support. This job has taught me a lot about building a culture of personal empowerment and leading from whatever role you’re in, as well as learning how to collaborate with and lead others based on their own strengths, personality types, and value systems.  This also means that I have experience with managing / leading a group that has a business model similar to OWBN (“franchise” chronicles that have a bit of autonomy yet have some high level rules they must adhere to).

 

Administrative Experience (Portuguese):

A versão TL;DR – eu tenho experiência com a construção de times organizacionais, gerenciamento, ouvir e agir baseada na resposta daqueles que sirvo, criando uma visão para um projeto e implementando-o, e agindo conjuntamente com outros departamentos/organizações em ordem de atingir meus objetivos.

Versão complete-
Eu sou uma participante ativa do One World by Night desde 2000. Por mais de 14 anos, tenho assumido diversos papéis dentro da comunidade.

Ex-Storyteller - Thicker than Blood
(era um jogo Giovanni / agora é jogo Sabá: Minneapolis, MN)

Ex-Storyteller & Council Member - Obsidian Towers
(jogo Camarilla/Mixed genre: St. Paul, MN)

Coordenadora de Admissões (2005-2009)
Fui Coord de Admissões durante o nosso período de “boom” no One World by Night, que incluiu a dissolução do Brasil by Night e a assimilação de suas crônicas em nossa organização.

Subcoord, Web Team (2011 - Presente)
Conduzo o desenvolvimento (e sou uma dos principais codificadores) para o website fo One World By Night. Ajudei a desenvolver e implementar duas atualizações completas do website: uma em julho de 2011 e uma em setembro de 2013. Na última atualização, foquei no streamlining de vários processos dentro da org de forma que os narradores e os coordenadores pudessem gastar menos tempo com entrada/gerenciamento de informações e mais tempo com a miríade de outras tarefas, nas quais eles devam se concentrar. Estudar códigos é uma atividade prazerosa para mim, e me divirto sendo parte do web team e ajudando a encontrar formas de melhor construir nosso website, de forma a tornar os trabalhos de Coordenadores e Narradores, e Council Members, bem mais fáceis

Coordenadora de Marketing (Novembro de 2013 - Presente)

  • Assumi como Coordenadora de Marketing no meio para o fim de Novembro e já comecei acelerada. Tinha três objetivos em mente através de uma visão de RH:
  • Criar um time que tivesse um background diversificado (experiência com a org, crônicas e gêneros jogados, representação de círculos sociais e comunidades)
  • Criar um time focado em estimular que cada membro tome a iniciativa naquilo que possuem paixão, em vez naquilo em que são especialistas, onde o aspect “habilidade” poderia ser ensinado por avaliação e orientação
  • Alimentar líderes dentro do time que possam passar a potenciais sucessores

.
Minha equipe fez muito em apenas dois meses e meio. Durante esse tempo nós:

  • Continuamos a promover os eventos de jogos que se aproximavam – isto incluiu bannes no website, assim como material impress que foi disponibilizado durante o Midwinter Gaming Convention
  • Proativamente buscamos ex membros da comunidade  do One World By Night, a fim de entender e adereçar suas preocupações e guia-los a fornecer feedback de uma maneira construtiva.
  • Construímos maior confiança entre os participantes do OWBN e nossos Coordenadores criando linhas abertas de comunicação (iniciando discussões nos grupos do Facebook, sessões de me pergunte o que quiser com Coordenadores, pesquisa sobre o gênero Anarch, etc)
  • Inquirimos os narradores do One World by Night para ganhar um melhor entendimento dos padrões de recrutamento e retenção de jogadores e aprender o que cada jogo precisava a respeito de apoio de marketing
  • Desenvolvemos um programa de aconselhamento de novos jogadores/novos personagens, em ordem da conectividade dos jogadores em nossa organização.
  • Começamos o desenvolvimento de um novo manual do jogador que não apenas educa os novos participantes sobre o One World by Night, mas também provê dicas de criação de personagem e de interpretações, através dos diversos gêneros (Camarilla, Sabbat e Garou)
  • Definimos um exemplo de discurso colaborativo sobre problemas da comunidade através do debate pelo vblog, sobre a necessidade ou não de que estabeleçamos um código de conduta para todo o OWBN:  http://www.youtube.com/watch?v=H4JwBZCo4U8

Novamente, essas realizações foram um trabalho de equipe, e estou agradecida pelo tempo, esforço, visão, e paixão que cada um de meus Subcoords trouxeram para a mesa.

Meu desejo de me tornar Coordenadora de Marketing ano passado foi devido à minha vontade de apoiar nossa comunidade em um momento de crise. Também vi este papel como uma forma de trazer uma mudança positiva dentro do One World by Night, dando aos jogadores voz e olhando por formas de melhorar nossa organização.

Fora do OWBN (voluntariado):
Pelos últimos três anos servi como Sub-Head (similar a Subcoordenador) para o Volunteer Department at Convergence, uma convenção geek de ficção científica 100% baseada em trabalho voluntário que acontece durante o final de semana do 4 de julho em Bloomington, MN. Além de auxiliar com feedback e apoio para o recrutamento de voluntários de nossa convenção e reconhecimento de equipes, estou encarregada da comida e das acomodações para nosso Covil dos Voluntários – uma sala de descanso e incentivo para os voluntários de nossa convenção. O que começou como um pequeno projeto (duas panelas de barro e gerenciando a sala eu mesma) escalonou em uma tarefa maior (mini-cozinha mais duas dúzias de equipe de voluntários). No processo aprendi muito a respeito de gerenciamento de projeto e voluntários. Adicionalmente, este papel me deu alguma visão sobre como navegar através de uma organização de comunidade em que conexões pessoais são algumas vezes misturadas com as profissionais, e como estabelecer processos de tomada de decisões e uma comunicação aberta são vitais nesses tipos de ambientes. Algumas das tarefas nas quais me foco incluem:

  • Consolidar uma força de voluntariado recorrente e buscar novas equipes de voluntários com meses de antecedência
  • Firmar parcerias com outros departamentos para melhor dar apoio aos seus próprios voluntários
  • Trabalhar com as equipes de marketing e publicações da convenção para divulgar o Covil para os associados da convenção (em ordem de encorajar mais pessoas a se voluntariarem).
  • Desenvolver uma ação flexível e constante para minha equipe, o que inclui contingências para uma variedade de situações

Fora do OWBN (carreira):
Trabalho como parte de uma equipe de venda de seguros para uma companhia que se foca em planejamento financeiro pessoal. Os clientes do meu departamento são conselheiros financeiros que são franchises de nossa companhia e que são focados em servir às necessidades de seus próprios clientes, assim como conduzir seus negócios. Minha equipe é responsável por ajuda-los a alcançar às expectativas de seus clientes enquanto tentando alcançar seus próprios objetivos de produção. Neste papel eu assumo várias posições – além de ser especialista em treinamento e assuntos de pessoal, também sirvo como liaison para outros departamentos dentro de nosso negócio, e sempre estou pronta para atender aos conselheiros que eu dou suporte. Este trabalho me ensinou muito sobre montar uma cultura de capacitação pessoal e liderança a partir de qualquer papel que você ocupe, desde que você aprenda como colaborar e liderar outros baseando-se nas forças, tipos de personalidades e sistemas de valores deles. Isto também significa que tenho experiência em gerenciar/liderar um grupo que tem um modelo de negócio similar ao OWBN (crônicas “franquias” que tem um tanto de autonomia e ainda possuindo regras superiores às quais devem aderir).

Personal Statement:

Over the past 17+ years, One World by Night has grown from a loose affiliation of games into an international World of Darkness LARP organization. While our community has gone through a myriad of changes within the past two decades, we’ve held the same vision for our organization: unifying chronicles and players into a shared world. What distinguishes us from other organizations is our desire to give each chronicle a high level of autonomy - what some have come to call chronicle sovereignty - so far as it does not impugn upon the cohesiveness of our organization as a whole. This gives individual chronicles the ability to develop their own stories and house rules to meet the needs and wants of their local gaming community.  Our core participants - our players - are able to take part in a much larger story though in-character communication networks (email lists) and by travelling to other chronicles and event games.

The environment in which our organization exists has significantly improved over the years. Game publishers are more willing to work with their fan communities. This has led to companies like CCP developing agreements with various LARP organizations, allowing them to use and build upon licensed material. In addition, there is a renewed interest in vampire / supernatural genre in the entertainment industry, which gives us a new market for potential members. The rise of open-source website platforms allowed us to build an IT infrastructure that rivals most small businesses for little to no cost (save for coding “elbow grease” and alcohol - see http://xkcd.com/323/ ). Records that were buried in huge spreadsheets or scattered across various online and offline documents can now be compiled into a single information hub with access protocols to ensure that the right people have access to the right information.

While we have grown in size over the years, one area where I feel that we need to grow going forward is in cohesiveness and in finding ways to reinforce that each chronicle is a part of a whole. This means finding ways to encourage storytellers to collaborate on regional plots for their players, or at the very least be good neighbors and stewards of their section of our shared story. Also, while it is important to establish bylaws in order to provide clarity and a set process for handling organizational matters, there are times when we as a community need to be able to make judgment calls on a case by case basis. The increased reliance on bureaucracy disempowers our community rather than empower us - causing participants at all levels (Coordinators, Council Members, Storytellers, and Players) to feel changing the culture and processes within our organization are difficult, if nigh impossible.

In order to further strengthen our sense of community, we need to learn how to open up lines of communication and provide greater transparency to our decision-making process whenever possible - both laterally as well as from the top down. This doesn’t necessarily mean saying “yes” to everything or throwing people under the proverbial bus. Rather, this means showing that we are willing to consider the concerns of our participants and look at whether or not various solutions are feasible and are in the best interest of our organization as a whole. When our participants feel that someone is actively listening to their concerns - even if changes cannot happen immediately - this is an empowering and validating experience and can serve to rebuild trust between our players and the administrative team.

Looking towards the future, we need to set up our community to survive long after its key members are gone. Right now our organization’s various assets are in the hands of individuals and not the organization itself, because OWBN is not a legal entity.  While this was originally done to protect our organization from potential lawsuits, this decision does more harm than good. When property is owned by an individual and that person leaves (either through death or no longer wanting to be a member of our community), we lose that asset and have no legal recourse. The same happens when contracts are signed by an individual as themselves rather than as a representative of a legal entity - if we lose that person, we lose what that contract would have provided our community - again without legal recourse. In addition to access to the licensing rights I previously mentioned, developing OWBN as a legal entity protects our community as a whole by ensuring that assets and business relationships remain with our organization even after individual members have left.

I’m going to be upfront - I’m a very blunt Introvert (with a capital I). It’s easier for me to communicate by text, but I will occasionally come across as more aggressive or direct than I intend (even when calm). If there's any question about my tone, please ask.  Google Hangout sessions are also a possibility if I'm given enough warning.   I also take the initiative when I see potential solutions to a problem, and tend to act quickly - either by working on said solution or trying to gather feedback from those who would be most affected by any changes. I work best with those who want to take the initiative - either by helping them evaluate the solution that they are considering, gathering additional feedback/support, or finding ways to empower those individuals to act.

I'm hoping we can work well together. ;)

Personal Statement (Portuguese):

Nos últimos 17 anos, o One World by Night cresceu de um frouxa filiação de jogos em uma organização internacional de LARP do World of Darkness. Enquanto a nossa comunidade já passou uma miríade de mudanças dentro das últimas duas décadas, nós mantivemos a mesma visão para a nossa organização: unificar crônicas e jogadores em um mundo compartilhado. O que nos distingue de outras organizações é nosso desejo de dar a cada crônica um alto nível de autonomia – o que alguns de nós acabaram chamando de soberania de crônica – e até onde podemos ver isto não atrapalha a coesão da nossa organização como um todo. Isto confere às crônicas individuais a habilidade de desenvolver as suas próprias histórias e regras da casa para corresponder às necessidades e vontades de suas comunidades locais de jogo. Nossos participantes principais – nossos jogadores – tem condições de tomar parte em uma história muito maior através da listas de comunicação in-character (listas de email) e viajando para outras crônicas e jogos evento.

O ambiente no qual a nossa organização existe tem melhorado significantemente ao longo dos anos. Editores de jogos estão mais abertos para trabalhar com suas comunidades de fças. Isso tem levado companhia como a CCP a desenvolver acordo com as várias organizações de LARP, permitindo que eles usem e construam sobre material licenciado. Adicionalmente, existe um renovado interesse no gênero vampiro/sobrenatural na indústria do entretenimento, o que nos dá um novo mercado para membros potenciais. O crescimento de plataformas de website de fonte aberta nos permitiu construir uma infraestrutura de TI que rivaliza a maioria dos pequenos negócios e por custo nenhuma (salvo pelo trabalho penoso de codificação). Registros que estavam enterrados em enormes planilhas espalhadas em vários documentos online e off-line podem agora ser compilador em um hub de formato único com protocolos de acesso que garantem que as pessoas certas tem acesso às informações certas.

Enquanto crescemos em tamanho ao longo dos anos, uma área para a qual sinto que necessitamos em sua direção é a coesividade e encontrar formas de reforçar que cada crônica é parte de um todo. Isto significa encontrar formas de encorajar narradores a colaborar em tramas regionais para seus jogadores, ou ao menos serem bons vizinhos e criados de sua seção de nossa história compartilhada. Também, enquanto é importante estabelecer estatutos em ordem de prover claridade e definir um processo para lidar com assuntos da organização, existem momentos em que nós como uma comunidade precisamos saber fazer julgamentos de valor no caso a caso. O aumento da dependência na burocracia incapacita nossa comunidade em vez de nos capacitar – causando participantes em todos níveis (Coordenadores, COuncil Members, Narradores e Jogadores) sentirem que mudar a cultura e processos dentro de nossa organização é difícil, senão impossível.

Em ordem de fortalecer mais nosso senso de comunidade, precisamos aprender como abrir linhas de comunicação de providenciar maior transparência para nosso processo de tomada de devisão, sempre que possível – tanto horizontalmente como verticalmente. Isto não precisa necessariamente significa dizer sim para tudo ou jogar pessoas sob o proverbial ônibus. Pelo contrário, isto significa demonstrar que estamos querendo considerar as preocupações de nossos participantes e olhar se várias soluções são possível ou não, para atender ao melhor interesse de nossa organização como um todo. Quando nossos participantes sentirem que alguém está ativamente escutando suas preocupações – mesmo que mudanças não possam acontecer imediatamente  - esta é uma experiência capacitadora e validadora e pode servir para reconstruir confiança entre nossos jogadores e a equipe administrativa.

O ambiente no qual nossa organização existe tem melhorado significantemente ao longo dos anos. Editores de jogos estão mais abertos para trabalhar com suas comunidades de fãs. Isto tem levado companhias como a CCP a desenvolver acordos com várias organizações de LARP, permitindo que elas utilizem e criem em cima de material licenciado. Adicionalmente, existe um interesse renovado no gênero de vampiro/sobrenatural na indústria do entretenimento, o que nos oferece um novo mercado para membros potenciais. O crescimento de plataformas de website de código aberto nos permitiu construir uma infraestrutura de TI que rivaliza com a maioria dos negócios pequenos, por pouco ou nenhum custo (exceto sequelas de trabalhar com código e alcool - veja  http://xkcd.com/323/ ). Registros que estavam enterrados em planilhas gigantes espalhadas em vários documentos, online e offline, podem agora ser compilador em um único hub de informação com protocolos de acesso que asseguram que a pessoa certa tenha acesso à informação certa.

Eu serei direta - Eu sou bruscamente Introvertida (com I maiúsculo). É mais fácil para eu me comunicar por texto, mas ocasionalmente irei parecer mais agressiva ou direta do que gostaria (mesmo quando calma). Se tiver quaisquer questões sobre meu tom, por favor, pergunte. Sessões de Google Hangout também são uma possibilidade se me for dando aviso suficiente. Também tomo a iniciativa quando vejo soluções potenciais para um problema, e tendo a agir rapidamente - seja trabalhando na dita solução ou tentando conseguir feedback dos que mais serão afetados pelas mudanças. Trabalho melhor com aqueles que querem tomar a iniciativa - seja ajudando-os a avaliar a solução que estão considerando, buscando feedback/apoio adicional, ou encontrando formas de capacitar esses indivíduos a agir.

Espero que possamos trabalhar bem juntos. ;) 

Goals:

Development of an OWBN participant feedback survey 
While I was planning on doing this as Marketing Coordinator, this type of task is normally done by an Ombudsperson role (or Human Resources in a company) and used by executive leadership in a company / organization. In the months following our election period, I would like to proactively poll the OWBN community on a variety of issues. The survey will be anonymous (participants can opt-in for follow up by providing their contact information) and will allow players to provide feedback on their chronicle, the genre(s) they interact with, and potential change that could impact the greater community. I plan on sharing the feedback with our chronicles and the various Coord offices.

Development of the Ombudsperson/Communications roles (teams)
One of the unofficial duties of the Marketing Coord office has been to be the “global player rep” for One World By Night. After 2 ½ months in the role, I can attest to the necessity of this type of role. In addition, there are multiple communication platforms that our participants use to learn about our organization and share feedback (website, email lists, Twitter, Facebook, etc.).  I feel that it is important to keep those lines of communication open, to both be willing to listen but to also be able to share a consistent message across all communication channels. In the past, the duties of social media management have been placed in the hands of the Web and Marketing teams, which has been an imperfect fit and has pulled both offices away from focusing on their core duties. I'd seek to create two new roles: Ombudsperson and Communications, to handle those tasks so that the Web team can focus on our website and IT infrastructure, and Marketing can focus on branding and positioning our brand in the marketplace. These roles may start out as subcoord positions and evolve into Appointed Coordinator positions as council permits.

The following goals are dependent on participant feedback, and therefore subject to change - 

Review and optimize our organizational decision-making process to better meet the needs of our chronicles and players
What type of structure am I looking for here? I don’t know yet. I really want to hear the ideas that our participants have on how we can change our decision-making process in order to ensure that chronicles and their individual members feel that their voices are being heard and that we as a community can work towards improving our organization.

Increased visibility and transparency of Exec Team communications
While there will always be issues that require discretion and privacy, I feel that the Exec Team should be more visible leaders within our community. This means addressing our participants on a regular basis with regards to key issue that are affecting our community and how they would like to see our organization move forward. I’m also an avid supporter of using platforms like Reddit or Google Hangouts on Air to publicly answer questions from our participants while making sure that sensitive issues are handled “offline”.

Encourage collaboration between chronicle staff teams
One of the challenges that we face as an organization is balancing our desire for chronicle sovereignty with that of building a collaborative, shared story that goes beyond the boundary of each chronicle. An example of this is the in-character “news” of what is going on in the mortal world as a result of character actions in various chronicles. I do not wish to force games to have to work together, but rather I would like to encourage chronicles to survey their respective players to determine their level of interest in cross-chronicle stories, and to work with their neighboring storyteller teams. Through this process, I’d want to find out what problems exist that would prevent such collaboration (the need for mediation, technology/communication issues, etc.) so that I can focus our resources on handling those obstacles.

Review and codify the roles of storyteller, council member and coordinator
I would like for our community to come together and review each of these roles and how they contribute to OWBN as a whole. During this process I want us to determine what boundaries need to be put in place, as well as what obstacles those in each role are facing.  What can we do to empower storytellers to be able to create our shared stories while still respecting that we are part of a larger community? What role should genre Coordinators have in this, and what can we do to support them and enable them to be more supportive? How should we handle decision-making as an organization? Again, this is something that I would like to seek feedback on from a participant level, and work upwards. I’d like to build up a culture that focuses on what those in each position can do to strengthen our community.

Advocate for and support all genres within One World By Night
We have over 20 garou chronicles, with new ones continuing to join our organization. In addition, we are starting to see Mage and Changeling grow in popularity.  I want these chronicles and their respective coordinator(s) to feel empowered to make decisions with regards to their genre. I would also like to see neighboring cross-genre games be more cooperative with how they handle the mortal-world setting in which their stories are told (Vampire and Garou ST’s collaborating on news / influence stuff without necessarily pushing for combat-based PVP).

Increase ST/CM accountability by pushing for chronicles to communicate how game staff can be selected and removed
I want each game to determine for itself how it chooses their staff, and that the process be formally documented. In addition, I feel that each chronicle should  provide measures for the player base as a whole to voice their concerns should a member of the team act in a way that is detrimental to that chronicle. If a chronicle’s staff does not feel that there should be a method for players to vote out problematic members of their staff (beyond “voting with their feet”), I feel that those games should be at least willing to explicitly state those in publicly accessible house rules.

Work with Council to review (and potentially revise) our organization’s disciplinary policy 
Cu​rrently, org-wide disciplinary actions are handled through a popular vote, where the accused is publicly known. I feel that this system lends itself towards social bias - where the identities of those involved may hold greater weight than the actions that are the focus of the disciplinary action. I do not have an exact answer on how to resolve this, but I feel that this is something that our participants should address during the coming year.

Work with our Storytellers, Coordinators, Archivist team, and Council to review (and potentially revise) our Rare and Unusual policy 
Our Rare and Unusual policy has been built on the premise of preventative restriction: to add bureaucracy in order to protect against extreme “worse case scenarios”. Council now has access to information on the actual statistics of Rare and Unusual characters within One World by Night, and additional reports can be created (ex: Coordinator Approval reports) to provide additional transparency. At this point, I feel that we should examine our current R&U policy and see which categories can be made less restrictive.

Enrollment in CCP’s licensing program 
Who likes the idea of accessible genre packets and being able to use licensed material? in 2013, CCP licensed Mind’s Eye Society (formerly Camarilla Fan Club) to sub-license the Camarilla brand on their behalf to other fan clubs and organized communities. This sub-license agreement will allow us to use all World of Darkness trademarks, copyrights, and other intellectual property without limitation for marketing, advertising, and promotional purposes. In other words, it will give us greater flexibility on what we can include in public-facing genre and resource packets. The requirements are that we establish ourselves as a non-profit organization, that we not schedule an event game within 2 weeks of their Grand Masquerade / ____ by Night event game (which tends to be in late Septemeber), and we inform Mind’s Eye Society and CCP about upcoming event games. 

Establishment of a corporate entity for One World by Night 
I have already listed the reasons why this is necessary for our organization’s continued survival. The organizational and entity structure are yet to be determined. I am familiar with the process of establishing a 501(c)(3) and 501(c)(7) within the United States. An alternative option would be to set up the legal organization in Canada, but I am not familiar with the pro’s/con’s of doing that when the majority of our chronicles and business interactions would occur within the United States. When it comes to the various aspects of developing a nonprofit entity (forms, understanding tax issues, etc.), I have access to resource materials on the topic, as well as people who have gone through the process for their own organizations.

I thank you for the mental fortitude that it must have taken to go through my position and list of goals. ;) As you can see, I can be quite verbose and detailed. If you have any additional questions, please feel free to contact me. I am hopeful that during the coming year we can work together to build and improve our community.

Goals (Portuguese):

Desenvolvimento de um questionário de feedback para os participantes do OWBN
Enquanto eu estava planejando fazer isto como Coordenadora de marketing, esse tipo de tarefa é melhor feito por uma posição Ombudsperson (ou Recursos Humanos em uma companhia) e utilizado por liderança executiva de uma companhia/organização. Nos meses que seguirão ao período de eleição, eu gostaria de proativamente fazer uma enquete na comunidade do OWBN sobre uma variedade de assuntos. A pesquisa será anônima (participantes podem optar por se identificar providenciando sua informação de contatos para perguntas adicionais) e irã permitir que os jogadores providenciem feedback sobre sua crônica, gênero com o qual interagem, mudanças potenciais que impactariam na comunidade maior. Pretendo compartilhar essas informações com nossas crônicas e as várias coordenadorias.

Desenvolvimento de papéis Ombudsperson (equipes)
Uma das tarefas informais da coordenadoria de Marketing tem sido agir como "representante global dos jogadores" para o One World by Night. Após 2 meses e meio no papel, posso atesta pela necessidade deste tipo de papel. Adicionalemnte, existem múltiplas plataformas de comunicação que nossos participantes usam para aprender sobre nossa organização e compartilhar suas opiniões (website, email lists, twitter, facebook, etc). Sinto que é importante mantes essas linhas de comunicação abertas, tanto para poder ouvir quanto para poder compartilhar uma mensagem consistem através dos canais de comunicação. No passado, os papéis de gerenciamento de mídias sociais foram colocados nas mãos das equipes de Web e Marketing, o que tem sido ajustes imperfeitos e tem empurrado ambas coordenadorias de suas tarefas principais. Procurarei criar dois novos papéis: Ombudsperson e Comunicações, para lidar com essas tarefas para que o Webteam possa se focar em nosso website e infraestrutura de TI, e que o Marketing possa se focar em branding e posicionar nossa marca no mercado. Esses papéis poderão começar como posições de subcoord e evoluírem em Coordenadores indicados, se o council permitir. 

Revisar e otimizar nosso processo de tomada de decisão para fazer com que melhor atenda às necessidades das crônicas e jogadores
Qual o tipo de estrutura que eu quero aqui? Não sei ainda. Eu quero ouvir idéias de nossos participantes sobre como podemos mudar nossos processo de tomada de decisões, de forma a garantir que as crônicas e seus membros individuais sintam que suas vozes estão sendo ouvidas e que nós, como uma comunidade, possamos trabalhos para melhorar nossa organização.

 

Aumento da visibilidade e transparência das comunicações do Exec Team
enquanto sempre existirão assuntos que requerem a discrição e privacidade, sinto que o Exec Team deveriam ser líderes mais visíveis dentro de nossa comunidade. Isto significa se direcionarem a nossos participantes de forma regular, a respeito de assuntos chaves que afetem nossa comunidade e como eles gostariam de ver nossa organização agir em seguida. Também sou uma ávida apoiadora do uso de plataformas como Reddit ou Google Hangout Ao Vivo para responder publicamente questões de nossos participantes enquanto garantindo que assuntos sensíveis são resolvidos “off-line”.

 

Encorajar colaboração entre equipes de narradores das crônicas
um dos desafios que enfrentamos como organização é balançar nosso desejo de soberania de crônica com a construção de uma história compartilha, colaborativa, que vai além das fronteiras de cada crônica. Um exemplo disto são as “notícias” in-character do que está acontecendo no mundo mortal como resultado de ações de personagens em várias crônicas. Não quero forçar jogos a trabalhar juntos, mas, sim, gostaria de encorajar as crônicas a interrogar seus jogadores respectivos  para determinar seu nível de interesse em histórias entre crônicas, e trabalhar com as equipes de narração vizinhas. Através deste processo, quero encontrar quais problemas existem que impedem esta colaboração (a necessidade de mediação, tecnologia/problemas de comunicação, etc) de forma que possamos focar nossos recursos em lidar com esses obstáculos.

 

Revisar e codificar as regras de narração, council member e coordenador
gostaria que nossa comunidade revisasse, conjuntamente, cada um desses papéis e como eles contribuem para o OWBN como um todo. Durante esse processo eu quero que determinemos quais os limites que precisam ser colocados, assim como quais os obstáculos que cada papel está enfrentando. O que podemos fazer para capacitar narradores a criarem nossas histórias compartilhadas enquanto respeitado parte da comunidade maior? Qual o papel os coordenadores de gênero deveriam ter nisto, e o que podemos fazer para permitir que eles sejam mais eficazes: Como devemos lidar com a tomada de decisão da organização? Novamente, isto é algo sobre o qual gostaria de buscar feedback em nível de cada participante primeiro, e depois ir subindo. Gostaria de construir uma cultura que se foca em que cada posição pode fazer para fortalecer nossa comunidade.

 

Advogar por e apoiar todos os gêneros dentro do One World By Night
nós temos mais de 20 crônicas de garou, com nvas continuando a se unir à nossa organização. Adicionalmente, estamos começando a ver Mago e Changeling crescer em popularidade. Quero que essas crônicas e seus respectivos coordenadores sintam-se capacitador a fazer decisões sobre seu gênero. Também gostaria de ver jogos vizinhos de gêneros diferentes serem mais cooperativos sobre como lidam o cenário do mundo mortal, no qual suas história são contadas (STs de Vampiro e Garou colaborando on notícias/coisas de influência sem necessariamente direcionar para PVP baseado em combate).

 

Direcionar para que as crônicas comuniquem como uma equipe de jogo (narradores/council members) podem ser selecionados e removidos
quero que cada jogo determine para si mesmo como escolhe sua equipe, e qual o processo a ser formalmente documentado. Adicionalmente, sinto que cada crônica deva providenciar medidas para que a base de jogadores como um todo possa expressas suas preocupações se um membro da narração agir de uma forma que seja negativa para aquela crônica. Se a equipe da crônica não sentir que deve existir um meio para os jogadores votar para fora seus membros problemáticos (além do “votar com os pés”), sinto que os jogos devam ao menos declarar isto de forma pública em suas regras da casa.

 

Trabalhar com o Council para rever (e potencialmente revisar) nossa política disciplinar da organização
atualmente, ações disciplinar em nível da org, são lidadas através de voto popular, em que o acusado é publicamente conhecido. Sinto que esse sistema leva a si mesmo a comprometimento social – em que as identidades dos envolvidos pode conter maior pessoa que as ações que são foco da ação disciplinar. Não tenho uma resposta exata sobre como resolver isto, mas sinto que isto é algo que nossos participantes deveriam adereçar durante o próximo ano.

 

Trabalhar com nossos Narradores, Coordenadores, Equipe Aquivista, e Cuncil para rever (e potencialmente revisar) nossa política de Raros e Únicos
nossa política de Raros e Únidos foi construída na premissa de restrição preventiva: adicionar burocracia para proteger contra extremos de “pior cenário possível”. O Council tem acesso agora a informação da estatística atual de Raros e Únicos dentro do One World by Night, e relatórios adicionais podem ser criados (ex: relatórios de aprovação de coordenador) para providenciar transparência adicional. A esta altura, sinto que devíamos examinar nossa política atual de R&U e ver quais categorias podem se tornar menos restritivas.

 

Alistamento no programa de licenciamento de fã clube da “Camarilla” da CCP
Quem gosta da idéia de manuais de gênero acessíveis e de ser possível usar material licenciado? Quem gosta da idéia de manuais de gênero acessíveis e ser capaz de usar material licenciado? Em 2013, a CCP licenciou o Mind´s Eye Society (antigamente Camarilla Fan Club) a sub-licenciar a marca Camarilla em seu nome para outros fã clubes e comunidades organizadas. Esse acordo de sub-licença nos permitirá a usar todas as marcas do World of Darkness, copyrights, e outras propriedades intelectuais sem limitação para marketing, propaganda, e razões promocionais. Em outras palavras, isto nos dará maior flexibilidade com o que podemos incluir em manuais de gênero e de recursos (resource packets). O requerimento é que nos estabeleçamos como uma organização que não visa o lucro, que não agendemos jogos de evento durante as 2 semanas dos jogos eventos do Grand Masquerade/______ by Night (que tende a ser ao final de Setembro), e informar à Mind´s Eye Society e CCP sobre futuos jogos eventos. O empecilho é que One World by Night deve virar uma entidade legal, o que leva a...

 

Estabelecimento de uma entidade corporativa para One World by Night
Já tenho escutado as razões do porque isto é necessário para a sobrevivência de nossa organização. A estrutura e a entidade organizacional ainda estão por serem determinadas. Sou familiar com o processo de estabelecimento de 501(c )(3) e 501(c )(7) dentro dos Estados Unidos. Uma opção alternativa seria definir uma organização legal no Canada, mas não sou familiarizada com os prós/contras de fazer isto quando a maioria de nossas interações de crônicas e negócios ocorrerão dentro dos Estados Unidos. Quando se tocam os vários aspectos de desenvolver uma entidade sem fins lucrativos (formas, questões sobre entender a taxas,e tc), tenho acesso a um material de consulta no tópico, assim como pessoas que passaram por este processo para suas próprias organizações.

Obrigado resistência mental que deve ter sido necessária para atravessar minha posição e lista de objetivos. ;) Como vocês podem ver, posso ser bem verborrágica e detalhista. Se tiverem perguntas adicionais, por favor, sinta-se livres para me contatar. Espero que durante o próximo ano possamos trabalhar juntos para construir e aperfeiçoar nossa comunidade.